Informativa Privacy per i Candidati
Henoto Middle East Events LLC
Ultimo aggiornamento: 05/11/2026
1. Premessa
La presente Informativa Privacy per i Candidati (l’“Informativa”) descrive le modalità con cui Henoto Middle East Events LLC (“Henoto MEE”, “noi”) tratta i dati personali dei candidati che si propongono per una posizione, mediante invio diretto, attraverso il nostro sito, piattaforme di job-board, agenzie di selezione o segnalazione.
L’Informativa è resa in conformità alle seguenti normative:
- Federal Decree-Law UAE n. 45/2021 sulla protezione dei dati personali (di seguito, “PDPL”) e relativi regolamenti attuativi, ove applicabili;
- Per i candidati residenti nello Spazio Economico Europeo (SEE), il Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e le disposizioni nazionali applicabili;
- Per i candidati residenti nel Regno Unito, lo UK GDPR e il Data Protection Act 2018.
L’Informativa riguarda esclusivamente le attività di selezione del personale di Henoto MEE. Altre entità del Gruppo Henoto possono adottare informative privacy autonome per le proprie attività di recruiting.
2. Titolare del Trattamento
Titolare del trattamento è:
Henoto Middle East Events LLC
One Space Thuraya Business Center
Magnum Opus Tower, Office 1613
Barsha Heights, Dubai, United Arab Emirates
General contact: dubaioffice@henoto.com
Privacy contact: privacy.hmee@henoto.com
3. Categorie di dati personali trattati
Nell’ambito della Sua candidatura possiamo raccogliere e trattare le seguenti categorie di dati personali:
- Dati Identificativi: nome e cognome, data di nascita, nazionalità, genere (se comunicato volontariamente), fotografia (se inclusa nel CV);
- Dati di contatto: indirizzo postale, email, recapito telefonico;
- Dati professionali: contenuto del CV, percorso di studi, qualifiche, certificazioni, esperienze lavorative, referenze professionali, conoscenze linguistiche, competenze tecniche, portfolio (ove pertinente);
- Dati relativi alla candidatura: lettera di motivazione, aspettative retributive, periodo di preavviso, disponibilità;
- Documenti d'identità: copia di passaporto, permesso di soggiorno, Emirates ID, patente di guida (se rilevanti per la posizione o richiesti per il rilascio di visto / permesso di lavoro);
- Dati relativi alle verifiche pre-assunzione: esiti delle verifiche su titoli di studio, reference check professionali e — ove lecito e necessario — esiti di background check;
- Communicazioni: corrispondenza intercorsa nel processo di selezione, note di colloquio, esiti delle valutazioni.
Non richiediamo attivamente categorie particolari di dati personali (origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati relativi alla salute, vita o orientamento sessuale, dati biometrici o genetici). Qualora tali dati risultino necessari per finalità di visto, immigrazione o altri obblighi di legge, saranno raccolti su base giuridica specifica e separata.
4. Fonti dei dati personali
Raccogliamo i Suoi dati personali:
- direttamente da Lei, al momento dell’invio della candidatura o nel corso del processo di selezione;
- da terze parti, quali agenzie di selezione, referenze professionali da Lei indicate, fornitori di servizi di background check operanti per nostro conto, o fonti accessibili al pubblico (ad esempio LinkedIn) per finalità di verifica.
5. Finalità e basi giuridiche del trattamento
Trattiamo i Suoi dati personali per le seguenti finalità e sulle seguenti basi giuridiche:
| Finalità | Base giuridica GDPR | Base giuridica PDPL UAE |
|---|---|---|
| (a) Valutazione della candidatura e svolgimento del processo di selezione | Art. 6, par. 1, lett. (b) - misure precontrattuali su richiesta dell’interessato | Art. 4, par. 2 - necessario per la conclusione di un contratto |
| (b) Verifiche pre-assunzione (titoli di studio, reference check, background check) | Art. 6, par. 1, lett. (f) - legittimo interesse del Titolare a verificare l’idoneità del candidato | Art. 4, par. 7 - legittimo interesse del Titolare |
| (c) Adempimento di obblighi legali e regolamentari (immigrazione, lavoro, fiscalità, AML) | Art. 6, par. 1, lett. (c) - obbligo di legge | Art. 4, par. 4 - adempimento di obbligo di legge |
| (d) Inserimento del CV nel nostro talent pool per future opportunità (fino a 12 mesi) | Art. 6, par. 1, lett. (a) - consenso | Art. 4, par. 1 - consenso |
| (e) Accertamento, esercizio o difesa di diritti in sede giudiziaria | Art. 6, par. 1, lett. (f) - legittimo interesse | Art. 4, par. 7 - legittimo interesse |
Il consenso prestato per la finalità (d) può essere revocato in qualsiasi momento scrivendo a privacy.hmee@henoto.com, senza pregiudicare la liceità del trattamento eseguito prima della revoca.
6. Destinatari dei dati personali
I Suoi dati personali potranno essere accessibili o comunicati alle seguenti categorie di destinatari:
- Destinatari Interni: personale HR, hiring manager e personale autorizzato di Henoto MEE coinvolto nel processo di selezione;
- Altre entità del gruppo Henoto: ove la posizione abbia natura internazionale o cross-border, o ove sia operativamente necessario il coordinamento con altre entità del Gruppo (incluse Henoto S.p.A. in Italia e gli uffici del Gruppo in USA, Messico, Cina, Vietnam, Polonia e altri paesi);
- Responsabili esterni del trattamento: fornitori di servizi IT e cloud, piattaforme di recruiting, fornitori di servizi di background check, tutti operanti sulla base di un contratto di responsabile del trattamento e vincolati a obblighi di riservatezza e sicurezza adeguati;
- Autorità Pubbliche: UAE Ministry of Human Resources and Emiratisation (MOHRE), General Directorate of Residency and Foreigners Affairs (GDRFA), autorità fiscali e del lavoro, e altre autorità competenti, ove richiesto dalla legge;
- Consulenti professionali: legali, revisori e figure analoghe, ove strettamente necessario.
7. Trasferimenti internazionali di dati personali
I Suoi dati personali sono trattati in via principale negli Emirati Arabi Uniti. Qualora i dati vengano trasferiti al di fuori del SEE o degli UAE — ad esempio verso altre entità del Gruppo Henoto o verso responsabili esterni in paesi terzi — adottiamo misure di garanzia adeguate ai sensi della normativa applicabile, tra cui:
- Clausole Contratturali standard approvate dalla Commissione Europea, qualora i dati di candidati residenti nel SEE siano trasferiti a un paese terzo privo di decisione di adeguatezza;
- The garanzie previste dagli artt. 22 e 23 del PDPL UAE per trasferimenti originati dagli Emirati Arabi Uniti.
È possibile richiedere copia delle garanzie applicabili scrivendo privacy.hmee@henoto.com.
8. Periodi di conservazione
Conserviamo i Suoi dati personali esclusivamente per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità indicate nella presente Informativa:
- Se selezionato/a: i dati di candidatura confluiranno nel Suo fascicolo del personale e saranno conservati secondo le regole di tenuta dei documenti del rapporto di lavoro (di norma per la durata del rapporto, oltre i termini richiesti dalla normativa giuslavoristica, fiscale e previdenziale);
- Se non sei selezionato/a: i dati personali saranno cancellati entro sei (6) mesi dalla conclusione del relativo processo di selezione, salvo Suo consenso all’inserimento nel talent pool;
- Talent pool (con consenso): fino a dodici (12) mesi dalla data della candidatura, decorsi i quali i dati saranno cancellati salvo rinnovo del consenso;
- Conservazione per finalità di tutela giudiziaria: i dati possono essere conservati fino allo spirare dei termini di prescrizione applicabili.
9. Diritti dell’Interessato
Nei limiti e alle condizioni previste dalla normativa applicabile, Lei ha i seguenti diritti:
- Diritto di accesso (art. 15 GDPR / art. 13 PDPL): ottenere conferma del trattamento dei Suoi dati e copia degli stessi;
- Diritto di rettifica (art. 16 GDPR / art. 14 PDPL): far rettificare dati inesatti o integrare dati incompleti;
- Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR / art. 15 PDPL): chiedere la cancellazione dei dati, nei limiti previsti dalla legge;
- Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR / art. 16 PDPL);
- Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR / art. 18 PDPL): ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
- Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR / art. 18 PDPL): ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
- Diritto di revoca del consenso, ove il trattamento si basi sul consenso, in qualsiasi momento e senza pregiudizio della liceità del trattamento precedente.
L’esercizio di alcuni diritti previsti dal PDPL UAE può essere subordinato all’entrata in vigore dei relativi regolamenti attuativi.
10. Modalità di esercizio dei diritti
Per esercitare i diritti sopra elencati può scrivere a: privacy.hmee@henoto.com
Daremo riscontro alla Sua richiesta senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro trenta (30) giorni dal ricevimento, secondo quanto previsto dalla normativa applicabile. Potremo richiederLe ragionevoli prove di identità per assicurarci di comunicare i dati esclusivamente al diretto interessato.
11. Diritto di proporre reclamo
Ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente. In particolare:
- Emirati Arabi Uniti: UAE Data Office (https://www.uaedataoffice.gov.ae);
- Italia: Garante per la protezione dei dati personali (https://www.garanteprivacy.it);
- Altri paesi del SEE: l’autorità di controllo del paese di residenza, del luogo di lavoro o del luogo della presunta violazione.
12. Processo decisionale automatizzato
Non assumiamo decisioni nei confronti dei candidati basate esclusivamente su trattamenti automatizzati, inclusa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sui candidati stessi. Qualora vengano utilizzati strumenti basati su intelligenza artificiale a supporto dello screening preliminare (ad esempio per l’analisi del CV o filtraggio iniziale), le decisioni finali di selezione sono sempre adottate da revisori umani.
13. Aggiornamenti dell’Informativa
La presente Informativa potrà essere aggiornata di tempo in tempo per riflettere modifiche delle nostre pratiche o degli obblighi di legge applicabili. La versione aggiornata sarà pubblicata sul nostro sito con indicazione della data dell’ultima revisione. La invitiamo a consultarla periodicamente.
Henoto Middle East Events LLC
Document version: 1.0 - 05/11/2026